Digitales Vertragsmanagement

Dokumente bearbeiten, kontrollieren und managen


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Automatisieren Sie Ihre Vertragsprozesse!

Einfach  ✓ Papierlos    Ortsunabhängig    DSGVO-konform

Ineffiziente Vertragsprozesse kosten Zeit und Geld. Denn wer seinem Vertragspartner als Erster seine Unterlagen zustellen kann, hat beim anschließenden Vertragsabschluss in den meisten Fällen die Nase vorn. RSign unterstützt Sie dabei, Vertragsprozesse zu optimieren, automatisieren und zu verwalten, so dass Sie Ihre Vertragsprozesse lückenlos vom Entwurf bis zum sicheren Abschluss digital steuern können. Dank der Kompatibilität zu jedem Browser bietet Frama RSign Ihnen größtmögliche Flexibilität und Unabhängigkeit in Ihren Prozessen und Arbeitsabläufen unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien sowie Ihrer internen IT Sicherheit.

Überall und jederzeit Dokumente erstellen, verwalten und signieren

Bleiben Sie flexibel

Überall und jederzeit
Dokumente erstellen, verwalten und signieren

Egal ob direkt vom Arbeitplatz, Home-Office oder von unterwegs, RSign ist mit jedem Browser und fast jedem internetfähigen Endgerät weltweit verfügbar. Eine Kontoeröffnung, Softwareinstallation oder ähnliches seitens des Unterzeichners ist nicht erforderlich.
Flexibilität durch Zugriff von belieben Endgeräten
Papierloser Ablauf des Vertragsmanagements
Automatisierte Vertragsabwicklung

Einfach Dokumentenerstellen per Drag & Drop

Erstellen Sie komplexe Verträge auf einfache Art

Intuitive Dokumentenerstellung
per Drag & Drop

Vergessen Sie komplizierte Formular-Editoren. Laden Sie Ihre Word-, Excel- oder PDF-Datei einfach in RSign hoch. Per Drag-and-Drop platzieren Sie die gewünschten Felder (Firma, Name, Datum, Unterschrift, Optionsfelder, Checkboxen uvm.) an der vorgesehenen Stelle.
Erstellen Sie individuelle Templates und E-Mail-Anschreiben
Definieren Sie Pflichtfelder, legen Sie Feldlängen, Farben und Schriftarten fest
Legen Sie fertiggestellte Dokumente als Vorlage zur späteren Verwendung ab

Einfache, konfigurierbare Dokumentenerstellung und -versand

Entwerfen Sie vollständige Workflows

Einfache, konfigurierbare
Dokumentenerstellung und -versand

Verknüpfen Sie Rollen, Dokumenten Routing und weitere spezifische Einstellungen mit Ihrem Dokument. RSign Templates enthalten einen kompletten Prozessablauf, der mit dem ursprünglichen "Master" Dokument verbunden ist.
Vergabe von Unterzeichnerrollen und individuellen Ablaufdaten
Einstellungen für Erinnerungen und Benachrichtigungen
Definieren von E-Mail-Anschreiben, ABG´s, Dokumentenzugriff und -transport

Einfache Erstellung von Vorlagen

Reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand

Vorlagen und Regeln
für häufig genutze Dokumente

Nichts ist deprimierender wie die ständige Neuanlage eines Vertrages, den Sie nur als Papierversion oder als gescanntes Dokument haben. Einmal erstellt, können Sie alle Dokumente als Vorlage oder Regel speichern und später wiederverwenden.
Definieren Sie Einstellungen, Rollen und Zeitrahmen
Speichern Sie Platzhalter, Feld-Tags und Positionen
Wählen Sie später einfach Ihre Vorlage aus und fügen die Daten des Unterzeichners hinzu

Vorlagen mit Teammitgliedern oder Unternehmensweit teilen

Teilen Sie Ihre Vorlagen einfach und sicher

Gemeinsame Nutzung
von Dateien und Datensätzen

Teilen Sie Vorlagen und Regeln bequem mit anderen Teammitgliedern oder unternehmensweit. Durch die gemeinsame Arbeit an einem Vertragsdokument schaffen Sie mehr Transparenz für alle Beteiligten und steigern zeitgleich Ihre Workflow-Effizienz.
Verträge und Dokumente können einfach standardisiert werden
Inhalt und Wortwahl erfüllen die Qualitätsansprüche Ihres Unternehmens
Das einheitliche visuelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens wird stets eingehalten

Rechtssicherheit und Zuverlässigkeit im Vertragsmanagement

Mehr Sicherheit für Ihre Vertragsdokumente

Compliance mit internationalen
Datenschutz- und eSign-Gesetzen

Rechtssicherheit und Zuverlässigkeit sind im Vertragsmanagement Grundvorraussetzung. Versenden Sie Ihre Dokumente sicher und passwortgeschützt zum Öffnen und/ oder Signieren und erhalten Sie zeitgleich einen prüffähigen und auditierbaren Compliance Nachweis.
Ende-zu-Ende Verschlüsselung ohne Zwischenspeicherung der Daten
Einhaltung von aktuellsten Datenschutzregeln
Entspricht den Richtlinien von DSGVO, eIDAS, HIPAA, ESIGN und UETA

Dank Nachfass-Reminder nie wieder Fristen versäumen

Behalten Sie stets den Überblick

Dank Nachfass-Reminder
nie wieder Fristen versäumen

Damit im stressigen Arbeitsalltag nicht aus Versehen etwas durchgeht, sendet Frama RSign dem Unterzeichner optional eine freundliche Reminder-Benachrichtigung, die ihn daran erinnert, dass noch ein Dokument auf seine Unterschrift wartet.
Definieren Sie individuelle Ablaufdaten für einzelne Dokumente
Legen Sie den Versand von Nachfass-Remindern fest
Out Of Office: Automatische Weiterleitung der Dokumente an Ihre Urlaubsvertretung

API - Integration in bestehende Geschäftsprozesse

Perfekt geeignet für Ihre Businessprozesse

Integration in
bestehende Geschäftsprozesse

Jede Funktion und jedes Element Ihrer Dokumente kann mit den APIs von RSign vollständig automatisiert werden, sodass Sie eine all-in-one-Lösung für Ihre Workflow-Anforderungen erhalten.
API Integration in ERP-Systeme
API für das Senden zur Unterschrift und zum Abrufen von signierten Dokumenten
API für Reportings und Dokumentationen

Informationen zur Datenspeicherung

Wo liegen die Daten?
- Die Daten liegen bei AWS Region Frankfurt

Welche Daten werden immer gespeichert?
- Vertragsdaten (E-Mailadresse des Nutzers, Name, Vorname) und zugehöriger Plan
- Originaldokumente als Teil von Templates / Rules

Welche Daten können gespeichert werden?
- Transaktionsdaten (Unterschriftsprotokoll)
- Finales Dokument

Wie werden die Daten gespeichert?
- Die Daten werden verschlüsselt abgespeichert (Elastic Block Encryption, zertifiziertes PKI Schlüsselhandling nach FIPS 140-2)

Wie lange werden die gespeichert?
- Die Dauer der Speicherung bestimmt der Kunden-Admin.
- Möglichkeiten:
            - keine Speicherung final unterschriebener Dokumente
            - Begrenzung der Speicherung in Schritten bis 365 Tage

Wie erfolgt der Zugriff durch Dritte auf die Daten?
- Zugriff durch Dritte: anonymisiert
- Zugriff durch Kunden-Admin: normaler Zugriff auf Daten des Kunden, nach Ende der Speicherdauer Anonymisierung der Log-Daten, kein Zugriff auf Dokumente, die mittels Privacy-Mode versendet wurden

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