E-Signatur und E-Mail Verschlüsselung

Digitalisierung von Workflows in der Baubranche

   

Die Digitalisierung massiv voranzutreiben, ist das erklärte Ziel der Politik. In alltäglichen Workflows vieler Branchen sind digitale Praktiken allerdings noch immer viel zu wenig verbreitet. Dies betrifft nicht nur die völlig unzureichend mit Geräten ausgestatteten Behörden und Schulen, sondern auch Gewerbe wie die Baubranche. Anhand des Dokumentenversands lässt sich das einfach verdeutlichen. Hier werden größtenteils Dokumente immer noch auf Papier gedruckt, von Hand unterschrieben und anschließend entweder postalisch oder per gewöhnlicher E-Mail unverschlüsselt versandt.

Optimierung von Arbeitsabläufen

Die Corona-Pandemie brachte in den Geschäftsabläufen von Unternehmen viele Dinge an den Tag, über die sich vorher viele kaum Gedanken gemacht haben. Besonders in der Baubranche, in denen Dokumente eine wichtige Rolle spielen. Auch wenn es längst sichere Lösungen für elektronische Unterschriften gibt, werden hier Dokumente wie eh und je per Hand unterschrieben. Wieso hat hier die Digitalisierung noch keinen Einzug gehalten? Die Antwort liegt auf der Hand: Es handelt sich meistens um vertrauliche Dokumente wie Verträge, bei denen es um hohe Summen geht und es auf Rechtssicherheit ankommt.

Großbaustellen sind ein vortreffliches Beispiel, denn hier sind gewaltige Papiermengen zu bewältigen. Ein Auftragnehmer muss sich absolut sicher sein, dass die geleistete Unterschrift auf dem empfangenen Vertragsdokument tatsächlich vom Auftraggeber stammt. Zudem müssen beide Vertragsparteien die Gewissheit haben, dass ihnen ein identisches Dokument vorliegt, es also nicht durch Dritte manipuliert wurde. Andernfalls könnte es die Unwirksamkeit des Vertrags nach sich ziehen. Aus diesen Gründen gestalten sich Prozesse immer noch sehr umständlich und vor allem zeitaufwändig: Ein Dokument wird zuerst auf Papier ausgedruckt und mit der Hand unterschrieben. Anschließend wird das Dokument entweder per Post versandt oder eingescannt und anschließend als Anhang in einer E-Mail verschickt. Das ist mit viel Aufwand verbunden und kostet nicht nur unnötig Zeit sondern auch Geld.

Alltagsprozesse auf einfache Art beschleunigen

Viel einfacher läßt sich der Ablauf indes durch eine elektronische Unterschrift gestalten. Mit der Lösung Frama RSign™ können Nutzer spielend einfach digital unterschreiben und hierdurch ihre Workflows sehr viel effizienter gestalten. In zusätzlicher Kombination mit einem Produkt wie RMail versenden Sie Ihre E-Mail verschlüsselt und sind somit stets auf der sicheren Seite. RMail bietet eine DSGVO-konforme Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dies bedeutet, dass die verschlüsselte E-Mail während des Transports durch Dritte nicht gelesen und  nur vom Absender und Empfänger entschlüsselt werden kann. Vertrauliche Information wie Bankverbindungen, persönliche Daten und Geschäftsgeheimnisse lassen sich so datenschutzkonform versenden. Nicht nur der Inhalt der E-Mail, sondern auch die mit der E-Mail verschickten Anhänge sind hierdurch optimal geschützt.

    

Der Versand elektronisch unterschriebener Dokumente per E-Mail hat viele Vorteile:

  • Zeitersparnis: Weniger Aufwand beim Unterschreiben und Versenden von Dokumenten. Besonders bei Verträgen, die von mehreren Parteien unterschrieben werden müssen, ist die elektronische Unterschrift und der verschlüsselte Versand von Dokumenten von Vorteil, weil sich Prozesse deutlich beschleunigen lassen.
     
  • Rechtssicherheit: Durch DSGVO-Konformität einer ESignatur-Lösung wie Frama RSign™ oder eine verschlüsselte E-Mail Übertragung per RMail sind Sie als Nutzer auf der absolut sicheren Seite. Die Dokumente sind optimal geschützt und absolut rechtssicher.
     
  • Nachhaltigkeit: Nicht nur Zeit lässt sich durch digitalisierte Workflows sparen, sondern auch Geld. Kosten für Papier, Druckertinte und Porto können eingespart werden. Das schont das Budget und die Umwelt durch weniger Verbrauch von Ressourcen.

Fazit:
Mit den richtigen Tools lassen sich Workflows in der Baubranche optimal digitalisieren und nachhaltig vereinfachen. Das bringt den betreffenden Branchen nicht nur eine deutliche Zeit- und Geldersparnis, sondern auch einen spürbaren Wettbewerbsvorteil. Durch die Digitalisierung der Workflows können Geschäftsabläufe in der Baubranche insgesamt gestrafft und dadurch die Effizienz deutlich gesteigert werden.

 


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