Elektronische Unterschrift einfach erklärt

Das sollten Sie wissen

   

In vielen Unternehmen ist die elektronische Unterschrift bereits gang und gebe. Im Vergleich zu papierbasierten Prozessen sind sie extrem effizient und beschleunigen zudem den Arbeitsalltag. Wodurch sich die einfache und fortgeschrittene digitale Signatur von einer qualifizierten elektronischen Signatur unterscheidet und wann welche Signaturebene nötig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine elektronische Unterschrift?

  • Als Unterschrift / Signatur wird die handschriftliche Willenserklärung einer natürlichen Person, wie z. B. die Unterzeichnung einer Vereinbarung ( Akzeptierung des Inhaltes) bezeichnet.
  • Eine elektronische Unterschrift ist eine digital erstellte Signatur, die - je nach Ausprägung - der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sein kann (siehe Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung). Sie enthält Algorithmen, um die Signatur eindeutig zu erzeugen und die Integrität des Inhaltes sicher zu stellen.

Je nach Anwendungsfall sollte also der passende Signaturstandard gewählt werden:
•    Bei internen Genehmigungen reichen häufig eine E-Mail als Bestätigung oder mündliche Absprachen.
•    Bei sämtlichen Kaufverträgen im regulären Handel sowie für den Großteil aller Verträge im B2B- oder B2C-Umfeld reichen fortgeschrittene Signaturen aus.
•    Bei Darlehensverträgen, Finanzierungsverträgen, Lebensversicherungen etc. benötigt man hingegen Unterschriftenstandards mit der höchsten rechtlichen Relevanz (qualifizierte elektronische Signatur).

Einfache elektronische Signaturen

Einfache elektronische Signaturen haben nur eine geringe Beweiskraft, sind aber für viele Anwendungsfälle häufig ausreichend. Anwendung finden sie bei unternehmensinternen Formular- und Genehmigungsprozessen sowie bei formfreien Vereinbarungen. Unter diesen versteht man Vereinbarungen, bei denen keine Schriftform erforderlich ist und die Vertragsparteien die Form selbst festlegen können (mündlich, schriftlich etc.). Einfache Signaturen werden häufig für interne Genehmigungen, Bescheinigungen, Protokolle, Berichte etc. verwendet.

Es gilt: Eine einfache elektronische Signatur stellt keine verifizierbare Unveränderbarkeit der erfassten Formulardaten sicher.

Praxis:
Einfache Signaturen können z. B. mithilfe eines Scribble Fields (Kritzelfeld) aufgebracht werden. Scribble Fields lassen sich z. B. in Webformulare als auch in PDF-Formulare einbetten.

            

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Für die fortgeschrittene elektronische Signatur gelten gesetzliche Vorschriften, die in der Verordnung eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) bestimmt sind. Fortgeschrittene Signaturen müssen demnach folgende Anforderungen erfüllen:

  1. Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner
  2. Ermöglichung zur Identifizierung des Unterzeichners
  3. Erzeugung unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten
  4. Erkennung von nachträglichen Veränderung der Daten

Praxis:
Für fortgeschrittene Signaturen im Web-Umfeld bieten sich einfach zu bedienende Lösungen wie z. B. RSign an.

           

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Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellte und auf einem qualifizierten Zertifikat beruhende elektronische Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht einer persönlichen Unterschrift und bietet somit das höchste eIDAS-Level bei digitalen Signaturen. Sie ist für fast alle Transaktionen und Unternehmen geeignet, bei denen eine eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist, wie z. B. bei Verbraucherkrediten, Zeitarbeit etc.. Unterzeichner müssen bei qualifizierten Unterschriften eine zertifikatbasierte digitale ID verwenden, die von akkreditierten EU-Vertrauensdiensten herausgegeben wird und die auf einem geeigneten Gerät zur Erstellung von qualifizierten Signaturen gespeichert ist. Eine weitere Alternative ist das Video-Ident-Verfahren.

Praxis:
Dazu gehören z.B. Prozessor-Chipkartensystemen, die mit Hilfe von Kartenlesegeräten ausgelesen werden. Ein Beispiel dafür ist der elektronische Personalausweis, der zur Verwendung als elektronischer Identitätsnachweis geeignet ist.

Zusammenfassung
Zusammenfassend kann man sagen, dass die elektronische Unterschrift ein komplexes Thema ist. Die Wahl der richtigen Methode sollte daher gründlich überlegt werden, da auch die Kosten zwischen einfachen und qualifizierten Signaturen um viele Faktoren auseinanderliegen können. Häufig ist es auch sinnvoll, nicht bereits den bekannten (gewohnten) Ablauf durchzugehen, sondern auf Basis des Projektziels einen Ablauf und eine Lösung abzuleiten.

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