E-Mail Sicherheit in der Immobilienbranche

Sicherer Versand von personenbezogenen Daten

   

In der Immobilienbranche ist die Verunsicherung bezüglich der Verarbeitung von sensiblen Daten per E-Mail seit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 groß. Gerade in dieser Branche werden häufig sensible und personenbezogene Daten wie z. B. Liquiditätsnachweise, Zahlungsaufforderungen oder Mietverträge per E-Mail verschickt. Denn Verwalter, Vermieter und auch Interessenten erwarten, dass Vorgänge schnell und reibungslos abgewickelt werden. Dafür ist das Kommunikationsmedium E-Mail natürlich perfekt geeignet. Werden diese unverschlüsselt versendet, können sich Unbefugte leicht Zugriff auf entsprechende Informationen verschaffen.

Personenbezogene und sensible Daten sicher versenden

In der Immobilienbranche gehört der Versand von E-Mails mit personenbezogenen Kundendaten zum Geschäftsalltag. Gemäß gesetzlicher Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung dürfen entsprechende E-Mails nur dann versandt werden, wenn sie verschlüsselt sind. Beim Verletzen der Vorschriften drohen hohe Strafen. Hinzu kommen die Folgen für das eigene Unternehmen im Falle eines unbefugten Zugriffs. Denn unverschlüsselte E-Mails könnten bei ihrer Übertragung problemlos von Dritten mitgelesen werden. Sensible Geschäftsdaten und Informationen über Mitarbeiter und Kunden können dadurch schnell in falsche Hände gelangen . Vom Absender und Empfänger bleibt dies in der Regel völlig unbemerkt.

Für das sichere Versenden von personenbezogenen Daten kommen Unternehmen an der E-Mail-Verschlüsselung nicht vorbei. Für viele ist dieses Thema jedoch noch immer eine sehr undurchsichtige Angelegenheit. Viele Nutzer befürchten, dass Ihre E-Mails durch die Verschlüsselung nicht mehr beim Empfänger ankommen oder aber der Empfänger die E-Mail aus Angst vor einem Virus nicht mehr liest. Da in der Immobilienbranche ein stetiger Austausch mit vielen und immer neuen Kommunikationspartnern stattfindet, sind daher Lösungen, bei denen der Empfänger zum Lesen der E-Mail auf einen Link klicken muss, völlig ungeeignet.

            

Höchste Sicherheit beim E-Mail-Versand

Mit RMail bietet Frama Immobilienunternehmen höchste Sicherheit beim Versand von Exposés, Liquiditätsnachweisen und vielen weiteren Kundendaten. Direkt aus dem bestehenden E-Mail-Programm können Nachrichten inklusive Anhänge bequem und vor allem verschlüsselt versandt werden. Absender können jederzeit auf den „Eingeschriebenen Zustellungsnachweis“ zugreifen, welcher 100%ig belegt, wann eine E-Mail verschlüsselt versandt wurde und wann die E-Mail beim Empfänger eingegangen, geöffnet und gelesen wurde.

RMail kann schnell und unkompliziert in das bestehende IT-System integriert und an die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen im Unternehmen angepasst werden. Im Vergleich zu anderen Lösungen bietet RMail wesentlich mehr integrierte Funktionen, welche in der Immobilienbranche sehr geschätzt werden. Dank der Versandoption LargeMail lassen sich zudem große Daten wie Kaufverträge oder Exposés sicher versenden.


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