DSGVO: Datenschutzkonform kommunizieren

Das sollten Sie bei der digitalen Kommunikation wissen

   

Seit Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 sind Unternehmen dazu verpflichtet, zahlreiche Vorgaben zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu erfüllen. Hierzu zählt unter anderem der Schutz von persönlichen Daten. Da die Kommunikation in Unternehmen zunehmend digital stattfindet, sind sensible und vertrauliche Daten von Kunden oder Geschäftspartnern hohen Risiken ausgesetzt. Von verschlüsselten E-Mails über elektronische Signaturen bis hin zu einem digitalen Dokumentenmanagement: Mit den digitalen Produkten von Frama erhalten Unternehmen optimale Unterstützung für eine DSGVO-konforme Kommunikation.

Was ist die Datenschutz-Grundverordnung?

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt das Datenschutzrecht in Europa und legt fest, welche Rechte und Pflichten beim Umgang mit personenbezogenen Daten eingehalten werden müssen. Es wird eine rechtliche Grundlage geschaffen, um die bestmögliche Sicherheit für Betroffene zu gewährleisten. Seit Inkrafttreten der DSGVO müssen Unternehmen zahlreiche Pflichten und Vorgaben sowie Grundsätze der Datenverarbeitung beachten und vor allem umsetzen. Dazu gehört die Dokumentation über die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Treu und Glauben, d.h. Fairness der Verarbeitung, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit der Daten, Speicherbegrenzung und Integrität und Vertraulichkeit. All diese Grundsätze finden sich in Unternehmen wieder, wenn dort im alltäglichen Geschäft Kundendaten für Angebote erfasst werden, Aufträge bearbeitet und gespeichert werden oder die Lohnabrechnung über einen dritten Beteiligten läuft. Bei allen Prozessen werden sowohl intern als auch extern Datenverarbeitet, die es zu schützen gilt.

Ein Verstoß gegen aktuelle Datenschutzbestimmungen kann im schlimmsten Fall mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Was sind personenbezogene Daten?

Neben dem Schutz von Firmendaten fallen die „personenbezogenen Daten“ und die „besondere Kategorie der personenbezogenen Daten“ unter die Datenschutzgrundverordnung.

Personenbezogene Daten sind zum Beispiel alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare lebende Person beziehen. Darunter können auch Teilinformationen fallen, die im Zusammenhang mit anderen Informationen ein vollständiges Bild abgeben könnten.

Personenbezogene Daten sind z. B:

  • Name und Vorname
  • Anschrift
  • Geburtsdatum
  • E-Mailadresse
  • Telefon- / Handynummer
  • E-Mailadresse
  • Ausweisdaten
  • Kreditkarten oder Kontodaten
  • KFZ-Kennzeichen
  • Sozialversicherungsnummer

Achtung! Auch Bilder, Videos und Tonaufnahmen oder Röntgenbilder können personenbezogene Daten enthalten!

Zur Liste der besonderen Kategorie der personenbezogenen Daten gehören:

  • sexuelle Orientierung
  • ethnische Herkunft
  • politische Meinung
  • biometrische Daten
  • religiöse Überzeugung
  • Informationen über den Gesundheitszustand

  

DSGVO-konforme E-Mail Kommunikation

In den meisten Unternehmen findet die Kommunikation zunehmend per E-Mail statt. Da 90 % der Cyberangriffe inzwischen per E-Mail stattfinden, birgt gerade das Versenden von E-Mails hohe Risiken. Sowohl für kleine und mittelständische als auch für große Unternehmen ist RMail eine optimale Lösung für das datenschutzkonforme kommunizieren per E-Mail. Die Nutzung von RMail geht für Unternehmen mit folgenden Vorteilen einher:

  • Einhaltung von aktuellsten Datenschutzregelungen
  • Schutz vertraulicher und sensibler Informationen
  • Professionelle Dokumentation der Inhalts- und E-Mail-Verschlüsselung
  • Automatisierte Empfehlungsoption für die Verschlüsselung durch RMail Recommends
  • E-Mail Empfänger müssen keinerlei Vorkehrungen treffen
  • Möglichkeit der Unterzeichnung von Dokumenten und Vereinbarungen mit elektronischen Signaturen
  • Verschlüsselter Versand großer Dateien
  • Clevere Zusatzfunktionen wie eine einfache PDF-Konvertierung oder Anti-Whaling für einen besonders hohen Schutz vor Cyberattacken

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Verträge und Vereinbarungen digital und rechtssicher signieren

In vielen Unternehmen werden Verträge nach wie vor per Hand unterzeichnet. Hierfür müssen die Dokumente zunächst ausgedruckt, unterzeichnet und anschließend zur Gegenunterzeichnung per Post an den Empfänger geschickt werden. Dies nimmt nicht nur jede Menge Zeit und Geld in Anspruch, sondern ist darüber hinaus für beide Vertragsparteien sehr aufwendig und umständlich. Mithilfe von RSign können Sie Ihre Business- und Vertragsprozesse einfacher und effizienter gestalten. Mit RSign können Sie Verträge innerhalb kürzester Zeit digital austauschen und Ihre Vertragspartner digital gegenzeichnen lassen.

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