Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Dokumentenprozesse einfacher & sicherer gestalten

   

Seit der Corona Pandemie schicken zahlreiche KMUs und große Konzerne ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Die Situation ist für viele Unternehmen neu und stellt das ganze Team vor große Herausforderungen. So müssen Mitarbeiter unter anderem auch räumlich voneinander getrennt effektiv zusammenarbeiten können. Mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse gehen für Unternehmen und deren Mitarbeiter auch zahlreiche Vorteile einher.

Was genau bedeutet Digitalisierung?

Im ursprünglichen Sinn meint die Digitalisierung das Umwandeln analoger Informationen in digitale Formate. Ziel ist es, Informationen digital zu speichern, zu verarbeiten oder zu verteilen. So werden in Unternehmen beispielsweise analoge Akten in digitale Akten umgewandelt und auf Servern gespeichert. Neue Medien sollen direkt ohne Vorstufe einer analogen Version in digitaler Form erstellt werden. Die Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Verteilung der digitalen Daten erfolgt über Informationstechnik wie Computer, Smartphones, Apps und Datenbanken. Im Vergleich zu analogen Daten können digitale Formate wesentlich flexibler und vor allem schneller verarbeitet werden.

Vorteile digitalisierter Geschäftsprozesse

Unternehmen profitieren mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse von zahlreichen Vorteilen:

  • Steigerung der Effizienz: Mit der Digitalisierung reduziert sich der Zeitaufwand für die Wiederverwendung von Informationen. Die Effizienz der Arbeitsprozesse wird dadurch enorm gesteigert.
  • Kosteneinsparung: Analoges Dokumentenmanagement verursacht Kosten für das Erstellen und Versenden von Dokumenten (Druck, Porto, etc.). Ebenso wird für die Archivierung der entsprechende physische Raum benötigt.
  • Transparente Arbeitsabläufe: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Tätigkeiten.
  • Unabhängigkeit: Digitale Geschäftsprozesse machen Unternehmen wesentlich unabhängiger.

    

Rechtssichere Digitalisierung von Geschäftsprozessen

In Zeiten von Datenspionage und Hackerangriffen kommt der rechtssicheren Gestaltung der Digitalisierung eine besonders hohe Bedeutung zu. Die Datenschutzgrundverordnung stellt in Sachen "Datenschutz und Digitalisierung" entsprechende Anforderungen an Unternehmen.

Mithilfe von speziellen Plattformen und Systemen wie beispielsweise RSign von Frama können digitale Geschäftsprozesse nicht nur wesentlich einfacher, sondern auch sicherer gemacht werden. Mit RSign können Sie mit wenigen Klicks Dokumente  für die digitale Signatur vorbereiten und versenden. Der Unterzeichner wird automatisch über eine Checkliste Schritt für Schritt durch das Dokument geführt. Nachträgliche Manipulationen an den ursprünglichen Dokumenten werden durch eine zertifizierte Dokumentation ausgeschlossen.

Durch die Kombination aus Datenschutz, der einfachen Bedienung und dem nachvollziehbaren Unterschriftsprotokoll können Dokumentenprozesse wie beispielsweise Verträge oder Vereinbarungen so wesentlich einfacher und sicherer gestaltet werden. Die Nutzererfahrung ist optimal, Fehler und unvollständige Dokumente werden vermieden. Ihr Verwaltungsaufwand und die Kosten verringern sich, Sie kommen schneller zum Vertragsabschluss und Ihr Kunde benötigt weder eine Zusatzsoftware oder ähnliches, um das Dokument unterschrieben und verschlüsselt an Sie zurückzusenden. Überzeugen Sie sich selbst und setzen Sie bei Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf Frama Deutschland.

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