Datenschutz beim E-Mail-Verkehr

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Jeden Tag werden weltweit über 100 Milliarden geschäftliche E-Mails versendet, die meisten davon unverschlüsselt. Unberechtigte mit dem entsprechenden Know-how können sich so Einsicht in die Inhalte und Anhänge verschaffen. Mitarbeiter versenden meist unbedacht personenbezogene Daten wie Anschrift, Bankdaten, Bilder usw., wobei diese von Dritten abgefangen werden können und somit ohne Zustimmung der betreffenden Person für Unbefugte einsehbar sind. Und obwohl es geltendes Recht und Verordnungen zum Datenschutz gibt, die mit hohen Bußgeldern bei Verstößen drohen, werden noch immer meist nur die lokal gespeicherten Daten geschützt und die elektronische Kommunikation bleibt ungeschützt. Dabei gibt es einfache und benutzerfreundliche Lösungen, um Sender und Empfänger vor Datenschutzverletzungen zu schützen.

So einfach schützen Sie Ihre Daten!

Verschlüsselung von E-Mails

Um sicher zu gehen, dass Ihre E-Mails und deren Anhänge auch wirklich nur vom Empfänger gelesen werden, sollten Sie zuallererst darauf achten, dass Sie alle E-Mails mit personenbezogenen Daten verschlüsselt versenden. Denn die Verschlüsselung von sensiblen Daten beim E-Mail-Verkehr wird ausdrücklich in Artikel 32 der Datengrundschutzverordnung (DSGVO) als Schutzmaßnahme verlangt. Ein Verstoß kann mit hohen Bußgeldern in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes geahndet werden. Versenden Sie Ihre E-Mails verschlüsselt, haben Sie einen wichtigen Teil der DSGVO bereits umgesetzt.

         

Rechtsgültiger Nachweis des E-Mail-Versandes

Die Verschlüsselung Ihrer E-Mails bringt einen weiteren Vorteil für Sie: Denn als Absender müssen Sie im Streitfall nachweisen können, dass Ihre E-Mails mit personenbezogenen Daten geschützt beim Empfänger ankamen (Zustellungsnachweis!). Lösungen für einen sicheren E-Mail-Verkehr wie z. B. RMail versenden an den Absender automatisch für jede versandte E-Mail einen „Eingeschriebenen Zustellnachweis“. Dieser kann jederzeit auf Authentizität des Inhalts, Sende- und Öffnungszeiten sowie die verwendeten Verschlüsselungsmethoden überprüft werden und dient als Compliance Record (Rechenschaftspflicht). So haben Sie Schutzvorkehrungen zur Einhaltung der Datenschutzgesetze getroffen und müssen sich keine Sorgen mehr über mögliche Strafen machen.

         

Welche Probleme können bei der E-Mail-Verschlüsselung in der Praxis auftreten?

Lösungen für E-Mail-Verschlüsselungen gibt es viele, Doch was nützt ein Verschlüsselungsdienst, wenn dieser nicht intuitiv zu bedienen ist? Oder wenn Empfänger ständig Hilfe benötigen, die damit versandten E-Mails zu öffnen? Dieser Einsatz erfordert dann besondere Aufmerksamkeit und zusätzliche Zeit beim Versender. Zeit, die heute immer weniger zur Verfügung steht. Zudem werden viele E-Mails inzwischen auch übers Smartphone oder Tablet versandt und gelesen. Auch hier muss die Verschlüsselung sicher und durchgängig funktionieren. Es nützt nichts, wenn die Verschlüsselung beim Versand der E-Mails über dem Computer einwandfrei funktioniert, über das Tablet oder Smartphone weiterhin Sicherheitslücken auftreten.

Unser Tipp: Wählen Sie eine Verschlüsselungslösung wie z. B. RMail, die einfach per Mausklick aus dem bestehenden E-Mail-Programm nutzbar ist und die alle gängigen Plattformen und E-Mail-Clients unterstützt. Und das alles, ohne dass der Empfänger eine Registrierung bei einem Webservice vornehmen oder zusätzliche Software installieren muss, um die verschlüsselte Nachricht zu erhalten und lesen zu können.

Versand von großen Dateianhängen

Wer große Dateien per E-Mail mit Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden austauschen möchte, steht oft vor dem Problem, dass die meisten E-Mail-Provider nur den Versand bis zu einer bestimmten Dateigröße ermöglicht. Haben Sie sich zudem auch einmal gefragt, ob Ihre persönlichen Informationen, sowie empfindliche Finanz- oder Geschäftsinformationen beim Übertragen über offene Weblinks auch wirklich sicher und somit nicht für alle zugänglich sind? Oder ob die Übertragungsagenten alle Reste Ihrer gesendeten Dateien von deren Server entfernen? Eine sichere und zuverlässige Verschlüsselungslösung sollte Mailserver nicht überlasten oder vollstopfen und zudem für eine durchgängige Verschlüsselung der E-Mails inkl. aller Anhänge garantieren.

Unser Tipp: Um sensible Informationen und große Anhänge sicher und datenschutzkonform versenden zu können, sollten Sie eine Verschlüsselungsmethode wie z. B. RMail wählen, mit der Sie Daten bis zu einer Größe von 1 GB einfach per E-Mail austauschen können. Sicher verschlüsselt, mit hoher Beweiskraft dank Zustellnachweis und direkt aus Ihrem bestehenden E-Mail-Programm heraus.

         

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